El RGPD se aplica a todos los datos personales que tú como peluquero /salón de belleza /esteticista o barbero tratas con respecto a sus clientes, tanto de forma electrónica en el ordenador como en papel (por ejemplo, cuestionarios sobre la salud de los clientes). El cambio es inminente y afecta a la forma en que recopila y utiliza los datos de sus clientes. El RGPD, o Reglamento General de Protección de Datos, entrará en vigor el 25 de mayo y afectará a las empresas de toda España en todos los sectores, incluidos los salones de peluquería, los centros de belleza, centros de estética, spas y barberías.
- ¿Enviar e-mails, SMS y WhatsApp a los clientes?
- ¿Guardar información de los empleados, como su nómina?
- ¿Guardas copias digitales o en papel de datos de clientes?
- ¿Tienes un sitio web o un servicio de reservas online?
Si tu respuesta es sí a alguna de estas preguntas, debes actualizarte de inmediato y comprender qué debe hacer tu salón: no es demasiado tarde para actualizarse de cara al RGPD.
Sabemos que puede ser difícil cumplir con todas las leyes y requisitos legislativos, pero creemos que los principios expresados en el RGPD son realmente importantes y que todos los salones de belleza deberán implementarlo correctamente. No importa si tienes 1 cliente o 10.000, si recopilas datos personales, la legislación también aplica a tu negocio.
Por eso hemos respondido algunas de tus preguntas más frecuentes para que no te quedes estancado.
¿Qué es exactamente el RGPD?
El RGPD es una nueva regulación destinada a fortalecer la protección de datos para reflejar la escala y la naturaleza cambiante de la economía digital. En resumen, el objetivo es proteger la privacidad del consumidor.
Mientras cuidas a tus clientes en el salón, el RGPD se introduce para proteger y dar seguridad a tus datos.
Para simplificar, el RGPD cubre información personal del cliente almacenada en cualquier formato: primero debes revisar toda tu información de contacto y cómo lo utilizas, incluyendo direcciones de correo electrónico, direcciones postales y números de teléfono.
¿Cómo puedo cumplir con la legislación?
Hay varias cosas que debes hacer para cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos, ¡estamos aquí para ayudarle! Recuerda, estos cambios son una oportunidad para realizar una limpieza saludable y poner orden a tu lista de clientes, refinándola de manera que contenga solo información verificada. También asegúrate de que tu software de gestión cumpla con las nuevas pautas del RGPD.
Estos son los puntos sobre los que debes actuar
- Crear una Política de Privacidad.
- Asignar un Delegado de Protección de Datos (DPD).
- Eliminar datos de clientes obsoletos o antiguos.
- Definir un grupo de edad de consentimiento.
- Pide a los clientes que confirmen su afiliación o membresía aceptando su política de privacidad.
- Pide EXPLICITAMENTE el consentimiento para personalizar el servicio y recibir campañas de Marketing.
- Ofrece a tus clientes el derecho de ser eliminados de tu base de datos.
- Prepárate para administrar y enviar datos de clientes, si lo solicitan. La respuesta debe ser proporcionada por el Delegado de Protección de Datos (DPD) dentro de los 30 días posteriores a la solicitud. Deberás asignar a un DPD para tu salón.
- Debes mantener un registro de todos los cambios realizados de tus clientes.
Considera que para los clientes existentes y para los que no tuvo consentimiento explícito por escrito para las actividades de marketing, debe solicitar su consentimiento nuevamente para seguir enviando comunicaciones. Además, también debes mantener un registro de Irregularidades de datos. Irregularidad de datos significa la pérdida, alteración o intercambio no autorizado de cualquiera de los datos personales de los clientes que llevan a cabo el programa. Esto puede ser intencional o accidental (imagínate, por ejemplo, cuando se descubre que un ex empleado copió ilegítimamente los datos o los datos personales). Tendrá que informar cualquier infracción dentro de las 72 horas posteriores al descubrimiento.
Puede parecer aterrador, pero Treatwell está aquí para ayudarte a cumplir con los requisitos del RGPD paso a paso.
¿Cómo te ayuda Treatwell?
Ha llegado el momento de abandonar los viejos métodos con notas de papel y sistemas de archivo manual. Afortunadamente, hemos hecho algunos cambios en nuestro software de gestión (Recibirás estos cambios GRATIS con la próxima actualización de GESTIÓN) que te ayudará a manejarte más fácilmente con las herramientas digitales. Estos cambios también te ayudarán a cumplir con los requisitos clave de RGPD mencionados anteriormente. Estos cambios ahora incluyen la capacidad de definir exacta y detalladamente qué suscripciones ha proporcionado el cliente para recibir comunicaciones de marketing, por e-mails, SMS, teléfono y correo.
Puedes cancelar el registro de clientes de forma rápida y sencilla. Además de archivar la aceptación de la política de privacidad digital en tu sistema Treatwell.
Estos son solo algunos ejemplos de cambios en tu sistema Treatwell Pro que te ayudarán a cumplir con los requisitos RGPD. También hemos creado una guía completa que puedes descargar.
¿Hay alguna otra restricción que deba respetar?
Sí, según lo indicado por la ley, los datos deben procesarse de manera segura (con protocolos de comunicación encriptados, por ejemplo) y se deben adoptar medidas de seguridad para evitar el robo de datos (en este caso, todos los clientes deben ser notificados que alguien ha robado su información). Por esta razón, es esencial tener copias de seguridad automáticas de las tarjetas digitales de información del cliente. También formularios personalizados y herramientas que permitan la eliminación y la anonimización para respetar el derecho a ser olvidado. Si no hay restricciones legales (por ejemplo, el mantenimiento de los datos por razones fiscales) se requiere eliminar la información recogida, o que puedan identificarse después de un tiempo razonable (aunque no se indica en nuestra industria puede interpretarse en un lapso de 12/24 meses). Además, según el RGPD, los menores de 16 años representan un caso particular, se necesita el consentimiento de un padre o tutor para preservar y utilizar los datos personales de menores. Crea una lista separada de todos tus clientes que son «niños».
¿Es obligatorio adaptarse? ¿Cuáles son los riesgos?
Es obligatorio ponerse al día. La legislación se acerca rápidamente y entrará en vigor el 25 de mayo. El RGPD otorga a los salones de belleza la responsabilidad directa del cumplimiento: en otras palabras, usted es el único responsable del ajuste. Los salones que no cumplan con los requisitos estarán sujetos a daños y multas de hasta el 4% de la facturación total de la compañía. Estas son solo algunas sugerencias para ayudarlo a prepararse para RGPD.
También nos embarcamos en un curso especial de formación en RGPD online para cualquiera que quiera formarse sobre nuevas características. Se anunciará en las próximas semanas. Envía un correo electrónico al servicio de atención al cliente para reservar tu formación.
Prueba Treatwell Pro, nuestro equipo estará encantado de aconsejarte sobre cómo trabajar de manera más eficiente y cumplir con el RGPD en muy poco tiempo. Deja tus preguntas en los comentarios, envíanos un mensaje por chat o escribe a nuestros expertos por e-mail.
En Treatwell, estamos trabajando cada día, para que todos los servicios tecnológicos y el software sean adecuados para cumplir con las normas introducidas con el RGPD.
Hemos trabajado para garantizar que los datos del usuario se procesen de forma segura, mediante la introducción de nuevos sistemas de registro con consentimiento expreso, el ahorro digital de consentimiento de forma segura, el derecho a cancelación, rectificación, anonimización, la regulación del procesador de datos, el política de privacidad y el DPO que se indicará en el salón. Puedes dormir tranquilamente, hemos organizado todo para que trabajes sin preocupaciones y te proporcionemos un 100% de seguridad de que los datos se tratan de acuerdo con las reglas.
En los próximos días pondremos a tu disposición estas nuevas características y te explicaremos cómo usarlas.
¿Quieres más información? Llama al (+34) 917 37 32 23 o contacta con nuestros expertos.