Saber cómo crear la ficha de cliente ideal (y funcional) para tu negocio de estética es una de las claves más importantes para asegurar el rendimiento de tu centro de belleza. ¿Por qué? Muy simple: porque es en la ficha de cliente donde vas a almacenar información súper importante y muy personal sobre la clientela que visita tu estética.
Piénsalo, la primera consulta es, por así decirlo un «antes y un después» para que los clientes se decanten por un centro u otro, pero también es el primer paso para garantizar un buen resultado después de cada tratamiento. Es en la primera consulta cuando se abre la ficha técnica de cliente y se recoge todo el historial del paciente: si se ha realizado algún tratamiento o cirugía, si tiene alguna enfermedad, alergia o si está tomando alguna medicación.
Si no almacenas adecuadamente esos datos, estarías perdiendo un sinfín de información (súper valiosa) que podría afectar incluso al rendimiento de tu salón de belleza. Exacto: cuanto más sepas, más probabilidades habrá de fidelizar a tus clientes, pero para ello es importantísimo que sepas crear la ficha de cliente per-fec-ta para tu centro de estética. ¿Lo mejor? Que vas a tardar muy poco en aprender. Concretamente, 5 minutos (los que dura este artículo). Vamos allá:
¿Cómo hacer una ficha de cliente para centros de estética?
Por fin te has decidido a dar el paso. Seguirás teniendo tu agenda de papel «por si acaso» (a todos nos gusta tomar notas de vez en cuando), pero se acabó eso de usarla como si fuese el «Santo Grial» de la información. No puedes buscar los datos de tus clientes en un cuaderno. Fin.
Y ahora que sabes que lo que necesitas es una ficha para clientes de estética en formato digital, vamos a ver qué datos necesitas incluir en ella para optimizar la experiencia de tus clientes, facilitarte la vida y llevar tus campañas de marketing a otro nivel:
- Datos personales completos del cliente: nombre, dirección, teléfono, fecha de nacimiento.
- Historial médico y cosmético del paciente.
- Galería de fotos y videos.
- Cuánto factura el cliente entre tratamientos, compra de productos y promociones.
1. Guarda siempre los datos personales en la ficha de cliente
Desde algo tan básico como el nombre, el apellido, la dirección, el teléfono y la dirección de e-mail hasta algo (no tan básico) como la procedencia (el mítico «¿cómo nos has conocido?») y el consentimiento de cada uno de tus clientes para poder almacenar sus datos.
Con Treatwell Pro, tendrás una ficha técnica detallada de cada cliente para tu negocio de estética. Pero todavía hay más:
- También ponemos a tu disposición una sección de notas técnicas que podrás mantener actualizada para cada tratamiento (preferencias, productos, si les gusta el café…)
- Gracias a un SMS o a un email, podrás configurar todos los consentimientos de la GDPR. Despídete de esos archivadores (ilegibles) que llevas conservando los últimos 10 años.
2. El historial médico y cosmético del paciente (según el tratamiento de estética)
Estos son algunos datos que, según el tratamiento en cuestión, necesitarás incluir en la ficha de un cliente de estética:
- ¿Cuál es el motivo de su visita?: es decir, qué quiere cambiar, qué le preocupa y qué resultados espera.
- Tu propio diagnóstico: según lo que has podido ver, ¿a qué conclusión llegas? ¿Has visto algo que te preocupe?
- El resultado: traza un plan para tu cliente y mantén una conversación detallada sobre los tratamientos que recomendarías a tu paciente.
- Pautas a seguir: tu propio «manual de instrucciones» sobre qué hacer antes/después de su tratamiento, etc.
- Revisiones: ¿tendrá que volver para una revisión? ¿Necesitará más sesiones?
- Consentimiento informado: todos tus los clientes deben darte su consentimiento para proceder a determinados tratamientos, ¿tu papel? Facilitarles toda la información al respecto.
3. Fotos y videos, un plus para las fichas de clientes de estética
Tener a mano las fotos del «antes y el después» en la ficha de cliente puede resultar muy útil para comprobar la eficacia de los tratamientos, especialmente cuando son de estética (por eso, es súper importante que exista un apartado para ello).
Sin embargo, una vez más, es importante que cuentes con el consentimiento de tus clientes para poder almacenarlas, y más si piensas utilizarlas con fines de marketing para darle un empujón a tu perfil de Instagram.
4. Incluye el historial de facturación del cliente en tus fichas de estética
Sí, las fichas de cliente saben TODO lo que pasa en tu centro de estética (hasta cuánto gastan tus clientes al mes y si les falta algo por pagar). Saber qué productos se llevó tu cliente la última vez o cuáles son los servicios que más reserva son datos necesarios que debes incluir en su ficha de estética para poder darle el mejor servicio posible, pero también para segmentar mejor tus campañas de fidelización.
Con las plantillas que te ofrece Treatwell Pro, lo tienes (muy) fácil para conseguir el «wow» de tu clientela. Segmenta tus campañas decidiendo a quién quieres enviar emails o SMS para que tus clientes reciban el mensaje adecuado, en el momento oportuno (promociones flash, tarjetas VIP, descuentos, cumpleaños…). Todo lo que se te ocurra para optimizar tu facturación.
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