Las semanas previas a las fiestas llenan la agenda de un salón más rápido que cualquier otra época del año, y casi todo lo que decide cómo irán se resuelve antes de que llegue la primera reserva para una fiesta.
En plena vorágine navideña no queda margen para tomar decisiones. A mediados de diciembre, tus precios, tus normas de pago anticipado, los turnos del equipo, tu stock de color y las citas de enero están prácticamente cerrados, y cambiar cualquiera de ellos supone una conversación incómoda con un cliente o con tu equipo. Defínelos ahora, mientras hay calma, y diciembre irá rodado.
Empieza ya, mientras la agenda todavía tiene hueco
Seis semanas antes de tus semanas de más trabajo es el último momento cómodo para cambiar precios, cerrar los turnos y recibir un pedido de stock antes de que llegue la demanda. Si esas semanas caen en diciembre, ese momento es principios de noviembre. Las reservas de las fiestas del año pasado siguen siendo una buena referencia para las de este año.
Fija primero las normas (precios, pagos anticipados, cierres), después las personas (peticiones de vacaciones y turnos), después los productos, y solo entonces anuncia a tus clientes que ya pueden reservar para las fiestas. Si anuncias fechas antes de cerrar los turnos, aceptarás reservas para las que quizá no tengas manos suficientes.
Los informes de Treatwell Connect de la temporada pasada te muestran qué reservaron tus clientes y de dónde llegaron los nuevos, así que puedes ver qué tratamientos tiraron de las semanas de fiestas y cuáles apenas se movieron. Úsalos como guía de cómo será la temporada, no como una previsión hasta la última reserva.
Define los precios y los tratamientos de fiestas antes de abrir las reservas
Un precio fijado antes de abrir las reservas de las fiestas es el precio que cada cliente ve desde el principio. Si lo cambias a mitad de camino, dos clientes pueden pagar importes distintos por el mismo tratamiento en la misma semana, y uno de los dos normalmente lo comentará.
Si tienes pendiente una revisión de precios, hazla ahora. Subir los precios sin perder clientes depende de avisar con antelación, dar un motivo claro y que todo el equipo dé la misma respuesta, y las tres cosas son más fáciles de gestionar ahora que en un diciembre con la agenda llena.
Con Treatwell Connect puedes definir las tarifas de tu equipo, es decir, cobrar precios distintos por el mismo tratamiento según quién lo haga: así, el color de fiestas de tu colorista sénior y el brushing de un estilista júnior tienen cada uno el precio que corresponde a quien lo realiza. Para los tratamientos con muchas variantes, un precio «desde» abre una lista con todas las opciones y su precio, para que tus clientes sepan exactamente cuánto pagarán antes de reservar.
Saca los tratamientos largos de tus días de más trabajo
Una corrección de color larga en tu día de más trabajo ocupa el hueco de varias citas más cortas, y si se alarga, todas las citas siguientes se retrasan también. Fija una fecha límite para los trabajos largos o complejos antes del pico y, para las últimas semanas, pon al principio de tu carta de servicios tratamientos más cortos y con precios claros: brushing, gloss, manicura semipermanente, cejas, maquillaje de fiesta.
Comprueba que cada duración coincide con el tiempo que el tratamiento lleva de verdad en un día con la agenda llena. En Treatwell Connect cada tratamiento tiene su propia duración y la agenda bloquea exactamente ese tiempo, así que una duración realista es lo que evita retrasos en un día de mucho trabajo.
Decide las ofertas de fiestas por separado
Los descuentos en las semanas de más trabajo te hacen perder margen en reservas que probablemente habrían llegado a precio completo; por eso merecen una decisión propia, aparte de tus precios habituales para las fiestas. El Black Friday para salones es el ejemplo más claro: participar o no, y qué ofertas mantienen intacto tu margen, depende de lo llena que tengas ya la agenda.
Activa los pagos anticipados antes de abrir las reservas de las fiestas
Un no-show en las semanas previas a las fiestas cuesta más que en cualquier otro momento del año, porque ese hueco se podría haber vendido a otra persona, a menudo más de una vez. Con los pagos anticipados, tus clientes pagan su reserva por adelantado, entera o en parte, y es una opción disponible para todos los partners de Treatwell, estés donde estés.
En Treatwell Connect, los pagos anticipados se aplican a toda tu carta de servicios, así que la decisión es si los activas para la temporada, y el momento de activarlos es antes de abrir las reservas de las fiestas. Así, todos tus clientes de las fiestas reservan con las mismas condiciones, y nadie descubre que las normas han cambiado entre la reserva y la cita.
Después, define tu política de cancelación en Treatwell Connect: con cuánta antelación necesitas que te avisen y qué pasa con el pago anticipado cuando un cliente cancela tarde o no se presenta. Usa condiciones que se puedan leer en pocos segundos y aplícalas a todo el mundo por igual, clientes habituales incluidos. Los pagos anticipados son solo una de las formas de reducir los no-shows en tu salón; los recordatorios y una política que todo el equipo respalde hacen el resto.
Activa la lista de espera antes de que empiece la temporada
Una cancelación en una fecha muy solicitada solo te cuesta dinero si no hay nadie listo para ocupar el hueco. Con la lista de espera de Treatwell Connect, los clientes que encuentran ocupada su hora preferida pueden apuntarse, y cuando se libera un hueco puedes contactar con ellos o hacerles tú la reserva. Actívala antes de que llegue la demanda de las fiestas, para que la lista ya esté creciendo cuando tus días de más trabajo estén completos.
Organiza pronto las vacaciones de fiestas con tu equipo
Habla ahora con tu equipo sobre los días libres en las fiestas, antes de que nadie reserve un viaje. Las personas de tu equipo planifican pronto sus viajes de diciembre, así que una conversación ahora trata sobre fechas, mientras que la misma conversación unas semanas más tarde suele tratar sobre un billete ya pagado.
Decide con tu equipo cómo funcionarán las semanas de más trabajo: en qué semanas tiene que estar todo el mundo, cómo se gestionan las peticiones para esas semanas y cómo se reparten las fechas menos deseadas, para que no les toquen todas a las mismas personas cada año. Pon los turnos de las semanas de más trabajo en una sola página y repásalos con todo el equipo. Es más fácil comprometerse con unos turnos que se ven con semanas de antelación que con unos que se reparten la semana anterior.
Cuando los turnos estén cerrados, actualiza en Treatwell Connect el horario reservable de cada miembro del equipo, para que las horas en que tus clientes pueden reservar online sean las horas en que de verdad hay alguien para hacer el trabajo. Online, sin cita o por teléfono, todas las reservas llegan a la misma agenda. Cuando diciembre aprieta, esa es la verdadera prueba de tu software de gestión: tus clientes solo pueden reservar con las personas que de verdad están en el salón.
Decide los cierres y los horarios reducidos a la vez
Los cierres y los días en que cierras antes cambian a quién necesitas y cuándo, así que forman parte de la misma conversación que los turnos. Fija todas las fechas de una vez: los días que cierras, los días que cierras antes y tu primer día de vuelta.
Ponlos en la agenda antes de anunciarlos. Si primero anuncias y luego actualizas, tus clientes pueden reservar un día en el que ya has dicho que estarás cerrado. Treatwell Connect te permite configurar cierres puntuales y horarios reducidos para fechas concretas sin tocar tu horario de apertura habitual. Configúralos ahí primero y después actualiza tu propia web y tu Perfil de Empresa de Google, para que quien reserve a última hora de la noche vea el mismo horario en todas partes. Si usas la página web para socios de Treatwell, se actualiza automáticamente desde tu perfil de Treatwell Connect, así que es un sitio menos que actualizar.
Planifica sustituciones y descansos antes de la primera baja
Una sola ausencia hace más daño en tus semanas más llenas, así que acuerda el plan de sustituciones antes de necesitarlo: quién puede hacer horas extra, qué citas se mueven primero y quién llama a los clientes afectados. Incluye también los descansos en los turnos. Un equipo que trabaja sin parar a comer durante tres semanas termina la temporada agotado, y los clientes de la última semana lo notan.
Haz el pedido de stock según la temporada pasada, con margen
En las semanas de fiestas escasean los productos porque los plazos de entrega se alargan justo cuando los salones gastan más stock, y algunos proveedores cierran durante las fiestas. Pide lo básico de la temporada antes del pico de demanda: tintes y oxidantes en tus tonos más vendidos, decolorantes y matizadores, productos de uñas y pestañas, cera y el material desechable que gastas en un día a tope, como guantes, papel de aluminio, toallas y papel para camilla.
Calcula las cantidades según lo que se reservó la temporada pasada y añade un margen para las reservas extra que esperas este año. Cuenta primero lo que ya tienes en la estantería, para detectar lo que falta mientras aún hay tiempo de pedirlo. Fija un nivel mínimo para cada producto sin el que no puedes trabajar y haz que una sola persona se encargue de volver a pedirlo cuando se llegue a ese nivel.
Prepara packs de regalo con tus productos más vendidos
Tus clientes compran regalos mientras están sentados en el sillón, y los productos que ya te compran son un regalo fácil. Repón pronto los productos que más vendes y prepara con algunos de ellos packs de regalo listos en recepción, con precio y ya envueltos, para que nadie tenga que montar uno en un día a tope.
Reserva las citas de enero antes de que tus clientes de fiestas se vayan
Un cliente que está en tu sillón en diciembre ya sabe cuándo volverá a necesitarte, y eso lo convierte en la reserva de enero más fácil que vas a conseguir. Pregunta a cada cliente al cobrar, con una fecha: «Tu color tocará hacia la tercera semana de enero, ¿te reservo la cita ya?». Es más fácil decir que sí a una fecha concreta que a un «nos vemos el año que viene».
Añade la reserva en Treatwell Connect mientras el cliente sigue en el mostrador, para que quede en la agenda con sus datos antes de que se vaya. Enero es más tranquilo para la mayoría de los salones cuando terminan las fiestas, y reservar con antelación es el primer paso para superar la cuesta de enero: el mes empieza con nombres ya en la agenda.
Deja que tus clientes habituales elijan primero sus fechas de fiestas
Antes de anunciar a todo el mundo tu disponibilidad para las fiestas, avisa a tus clientes habituales por tus propios canales para que puedan reservar primero las fechas que quieren. Así la agenda se llena con clientes que ya conoces, y las fechas más solicitadas son para las personas que vuelven durante todo el año.
Vende bonos regalo desde el inicio de la temporada
Los bonos regalo hacen que los clientes vuelvan después de las fiestas, porque un bono regalado en diciembre es una reserva pendiente para enero. Ponlos a la vista en recepción y a la venta online, y asegúrate de que todo el equipo sabe explicar en una frase cómo funcionan.
Fija las condiciones antes de vender el primero: qué cubre un bono y cómo se canjea. Vender bonos regalo en tu salón tiene su propia temporada, desde el Black Friday y la Navidad hasta enero, así que merece un plan propio.
Las Tarjetas Regalo Treatwell se usan online al reservar, no en caja, así que con los pagos anticipados activados, tus clientes pueden usarlas para sus reservas de fiestas contigo.
Actualiza tu perfil antes de que empiecen las búsquedas de fiestas
Las búsquedas para las fiestas empiezan semanas antes de las fechas, y lo que un cliente encuentra en ese momento en tu perfil decide si reserva contigo o sigue buscando. Unas fotos antiguas o una carta de servicios a medias te hacen perder a esos clientes antes de que sepas que estaban buscando.
Por qué el perfil pesa más en las semanas previas a las fiestas
Treatwell Connect gestiona tu salón y te trae clientes desde la misma agenda: el software donde están tus reservas, tu equipo y tus horarios, y un marketplace en el que medio millón de personas buscan cada día dónde reservar. De media, medido en toda Europa, una de esas búsquedas llega a un salón en 8,7 segundos. Todo lo que configures para la temporada, desde tus horarios de fiestas hasta tus precios de fiestas, es lo que ven esas búsquedas. Y como Treatwell se dedica solo a peluquería y belleza, quien busca quiere justo lo que tú haces.
Actualiza lo que tus clientes leen primero
Aprovecha tus tratamientos destacados para la temporada: puedes destacar hasta cinco tratamientos en la parte superior de tu perfil, así que coloca ahí, para las semanas previas a las fiestas, los que tus clientes reservan para fiestas, eventos y regalos, y vuelve a cambiarlos en enero. Reescribe las descripciones de los tratamientos para que digan qué incluyen y cuánto duran, porque un cliente que duda entre dos salones a las once de la noche no va a llamar para preguntar.
Renueva tus fotos con trabajos recientes, incluidos los looks de fiesta que tu equipo ha hecho este año. Las fotos del portfolio se suben desde la app móvil de Treatwell Connect, así que cada miembro del equipo puede añadir las suyas. Comprueba también que todos los perfiles del equipo están completos: nuestros datos muestran que los miembros del equipo con el perfil completo reciben más reservas de clientes nuevos.
Cada visita en las fiestas suma además reseñas, porque Treatwell envía automáticamente a cada cliente una solicitud de reseña después de su visita. Y si todavía no estás en Treatwell, las semanas previas a las fiestas son un buen motivo para empezar: un perfil creado antes de que empiecen las búsquedas de fiestas les da a esos clientes un lugar donde encontrarte.
Tu checklist para la temporada alta
- Analiza las reservas de la temporada pasada y fija la fecha en la que empieza tu temporada de fiestas
- Revisa tus precios y define las tarifas de cada miembro del equipo antes de abrir las reservas de las fiestas
- Fija una fecha límite para los tratamientos largos y comprueba cada duración
- Activa los pagos anticipados y define tu política de cancelación
- Activa la lista de espera
- Organiza las vacaciones de fiestas con el equipo y comparte los turnos de las semanas de más trabajo
- Configura los cierres y los horarios reducidos en Treatwell Connect y después actualiza tu horario en todas partes
- Acuerda las sustituciones en caso de ausencia e incluye los descansos en los turnos
- Cuenta el stock, haz el pedido de fiestas y fija los niveles mínimos
- Prepara packs de regalo con tus productos
- Pon a la venta los bonos regalo en recepción y online
- Actualiza los tratamientos destacados, las descripciones, las fotos y los perfiles del equipo
- Explica al equipo cómo reservar las citas de enero al cobrar
- Avisa primero a tus clientes habituales y después anuncia tu disponibilidad para las fiestas
Prepara tu agenda para la temporada
Cada una de estas decisiones es más fácil de tomar antes de las semanas de fiestas que durante ellas, y cada una que resuelves pronto es una pregunta menos en recepción cuando la agenda está llena. Fija las normas, cierra los turnos, llena las estanterías y avisa a tus clientes al final.
Si ya eres partner de Treatwell, entra en Treatwell Connect y configura tus horarios de fiestas, los pagos anticipados y la lista de espera antes de abrir la agenda. Si todavía no eres partner, empezar ahora te da tiempo para configurar tus tratamientos, tu equipo y tu horario reservable antes de que empiecen las búsquedas de fiestas.
Preguntas Frecuentes (PF)
¿Cuándo debería empezar un salón a prepararse para la temporada alta?
Unas seis semanas antes del pico de demanda de las fiestas en tu zona, lo que para la mayoría de los salones significa principios de noviembre. Así tienes tiempo para cambiar precios, cerrar los turnos y recibir el stock antes de que se llene la agenda.
¿Conviene pedir pagos anticipados en las fiestas?
Sí. En Treatwell Connect, los pagos anticipados se aplican a toda tu carta de servicios, así que actívalos antes de abrir las reservas de las fiestas y todos tus clientes de las fiestas reservarán con las mismas condiciones. Define una política de cancelación que diga con cuánta antelación necesitas que te avisen y aplícala a todo el mundo por igual.
¿Cómo se gestionan las vacaciones del equipo en las fiestas?
Habla con el equipo lo antes posible, antes de que nadie reserve un viaje. Decide con tu equipo en qué semanas tiene que estar todo el mundo, reparte de forma equitativa las fechas menos deseadas y pon los turnos de las semanas de más trabajo en una sola página para que todo el equipo los vea.
¿Cuánto stock debería pedir un salón antes de Navidad?
Básate en lo que se reservó en esas mismas semanas la temporada pasada y añade un margen para el crecimiento y para los plazos de entrega más largos. Cuenta primero lo que ya tienes y fija un nivel mínimo para cada producto sin el que no puedes trabajar.
¿Cómo se consigue que los clientes vuelvan a reservar en enero?
Pregunta a tus clientes al cobrar en diciembre, proponiendo una fecha concreta, y añade la reserva antes de que se vayan. Los bonos regalo vendidos durante las fiestas también se traducen en reservas en enero.
¿Debería subir los precios antes de la temporada alta?
Si tienes pendiente una revisión, el mejor momento es antes de la temporada, porque así cada cliente de las fiestas ve el nuevo precio desde el principio. Cambiar los precios en plena temporada hace que clientes distintos paguen importes distintos por el mismo tratamiento.
