Las funciones de Treatwell Connect que quizá no conoces

Gestionar un salón es una tarea enorme. Coordinas al equipo, atiendes a la clientela, controlas las cuentas, te ocupas del marketing y de todo lo demás que va detrás.

Treatwell Connect está pensado para quitarte parte de esa carga: hacer crecer el negocio, ahorrarte tiempo y ponérselo más fácil a quien quiere reservar contigo. Estas son las funciones que merece la pena conocer.

Lo que hace Treatwell Connect más allá de lo básico

Treatwell Connect hace bastante más que la agenda y los correos de confirmación. Guarda en un solo sitio el historial completo de cada cliente, desde las fórmulas de color hasta la fecha de la última prueba de alergia para el tinte; envía por su cuenta los recordatorios de nueva reserva mientras tú estás metida hasta los codos en un balayage y gestiona todo el recorrido, del pago anticipado a la devolución, y los informes diarios se entienden de verdad. Además, detecta patrones que a simple vista se te escapan, tales como qué franjas se quedan siempre vacías o qué tratamientos reservan realmente tus seguidores de Instagram.

Un repaso rápido a los ajustes suele sacar a la luz los mismos huecos: recordatorios de nueva reserva que nunca se activaron, o fichas de tratamiento que quedaron a medias y luego lastran el marketing. Al ordenar esos detalles, lo habitual es que suban las reservas repetidas, lleguen más reseñas buenas y tengas una foto más clara del dinero que entra y sale.

Empieza por una función cada vez

Las horas del día son las que son, y ponerse con un software nuevo está en algún punto entre hacer la declaración y limpiar a fondo la zona de color. El resultado es que justo las herramientas que podrían darte dinero se quedan sin usar, esperando una tarde libre que no llega nunca.

El truco está en ir de una en una en lugar de atajarlo todo a la vez. Algunas cosas son una simple casilla, por ejemplo marcar qué servicios necesitan prueba de alergia. Otras, como poner en marcha las listas de espera o leer de verdad los informes, piden media hora con calma.

Mensajes a clientes que salen solos

Treatwell Connect envía recordatorios de cita en cada reserva, gratis y en cualquier plan. Tu cliente recibe una confirmación al reservar y después un recordatorio antes de la cita, y nadie en recepción tiene que ir detrás de nada. Los avisos de prueba de alergia funcionan igual: se envían unos días antes, para cualquier tratamiento que lo necesite.

Los recordatorios de citas siguen siendo la forma más barata de reducir los no-shows. No hay límite y el coste lo asume Treatwell por completo. Cada reserva puede conllevar el suyo, en cada tratamiento y para cada cliente.

Recordatorios de nueva reserva ajustados al tratamiento

Los recordatorios de cita se refieren a la reserva que ya está hecha. Los de nueva reserva son la otra mitad: el empujón que les hace volver. Treatwell Connect gestiona los tiempos en segundo plano y calcula más o menos cuándo le toca a cada cliente, según lo que haya reservado. En la práctica, quien viene por una puesta de pestañas recibe su aviso con un ritmo distinto al de quien viene por un tinte. Quien pasa cada cuatro semanas por la manicura no recibe el mismo recordatorio que quien se hace mechas cada varios meses.

No hay nada que configurar más allá de activarlos y recargar tus créditos de mensajes/SMS (???) para que salgan cuando toca. Dicho esto, funcionan aún mejor cuando tu equipo menciona también la próxima cita en el salón. El recordatorio confirma lo que ya se habló en el sillón, y la nueva reserva llega sin que nadie se sienta presionado.

Recordatorios de pruebas de alergia y citas previas

Treatwell Connect puede enviar recordatorios automáticos para cualquier tratamiento que necesite prueba de alergia, unos días antes de la cita. Reduce las pruebas olvidadas, evita cancelaciones de última hora y te mantiene cubierta, sin que recepción tenga que llamar a cada cliente a mano.

Al crear un servicio en tu lista de precios basta con marcar «prueba de alergia obligatoria»; del resto se encarga Treatwell Connect.

El AI Receptionist que coge el teléfono por ti

Antes cada llamada obligaba a elegir entre interrumpir a la clienta que tienes en el sillón, o dejar que quien llama acabe en el buzón. El AI Receptionist atiende la llamada en tu lugar, y no se limita a tomar un recado. Consulta tu disponibilidad real, ofrece alternativas concretas si la franja que querían ya no está, la reserva y confirma por SMS. Se presenta como asistente de IA, así que no se engaña a nadie. El pago se hace en el salón, como siempre.

Ya conoce tus tratamientos, tu equipo y tu horario, así que hay poco que configurar. Le pones nombre y voz, desvías tu número y empieza a atender. Tú decides cuándo lo hace: siempre o solo cuando no puedes cogerlo, de forma que cubre también el horario de cierre y los momentos en que la línea está ocupada. Sin desarrollador, sin centralita nueva, y resuelto en una tarde.

Todo lo que se sale de lo normal pasa a tu equipo en lugar de gestionarse mal. Una queja, una petición complicada, alguien con quien prefieres hablar tú… Marca esos casos y los traslada con la transcripción completa, para que nadie retome la conversación en frío. El mensaje te llega al momento, dentro de Treatwell Connect.

La transcripción de cada llamada queda en Treatwell Connect, así que ves para qué llama de verdad tu clientela y en qué momentos. Trabaja con una base de conocimiento que controlas tú: tus tratamientos, tus normas, tus respuestas. Cuando algo se le atraganta, marca esa pregunta, le das la respuesta una vez y la siguiente ya la sabe.

Un cobro totalmente integrado: más rápido en caja

Cobrar en Treatwell Connect son unos pocos toques, algo que parece menor hasta que lo repites cuarenta veces por semana. Pasas del final del tratamiento al cobro sin salir de la reserva, con la propina y la confirmación ahí mismo. Está pensado para móvil y tablet, así que tu equipo puede cerrar en el sillón en lugar de hacer cola en recepción. En una pantalla más grande funciona igual, por supuesto.

Puedes añadir productos, tratamientos extra o packs sobre la marcha, sin volver a empezar. Explicárselo al equipo lleva un cuarto de hora, y todo va más rápido desde el primer día.

Los pagos a través de Treatwell Connect

Los pagos anticipados están activos desde el primer día, y las condiciones de cancelación las fijas tú. Cada uno aparece en tus informes diarios, junto a la reserva a la que corresponde, así que al cerrar el día no tienes que hacer de detective para cuadrar tickets con citas. Tú decides si pides pagos anticipados en todo, solo en ciertos tratamientos o solo a ciertos clientes.

Para cobrar en mostrador, Tap to Pay convierte tu móvil en el datáfono. Acerca la tarjeta o el móvil de tu cliente al tuyo y el pago entra en tus informes igual que un pago anticipado. Sin un aparato aparte que cuadrar al final de la jornada.

Si prefieres un datáfono de verdad, Treatwell Pay incluye uno que puedes pedir desde Treatwell Connect. Llega en unos días laborables, y los cobros con tarjeta, los de Tap to Pay y los pagos anticipados quedan todos en los mismos informes.

Enviar un presupuesto antes de que la clienta se decida

Cuando alguien duda entre dos o tres tratamientos y quiere saber cuánto sale el conjunto, puedes montar un presupuesto desde su reserva en lugar de echar cuentas en voz alta en el mostrador. Abre la reserva, pulsa «crear presupuesto», añade o quita tratamientos hasta que encaje con lo que está valorando y aplica un descuento si quieres animar a que tomen la decisión. En vez de cobrar, lo guardas como presupuesto y Treatwell Connect te da una referencia para imprimir o enviar por correo.

Los presupuestos impresos salen con la imagen de tu salón, los tratamientos y los precios, el descuento si lo hay, el total y tus datos de contacto: tu cliente se va con algo concreto en la mano y no con una cifra que se le habrá olvidado antes de llegar al coche. Cada presupuesto queda registrado en tu informe de transacciones, identificado, para que veas qué está cerrado y qué sigue en el aire. No hay compromiso. Si alguien cambia de idea, lo anulas y sigues.

Conseguir reseñas sin tener que pedirlas

Después de cada reserva, Treatwell Connect envía por su cuenta una petición de reseña, normalmente entre 24 y 48 horas después de la visita, cuando el color reciente o las uñas nuevas todavía lucen. Ese goteo constante sube tu número de reseñas y tu posición en el marketplace, sin que tengas que pedirlas con apuro en caja. Además ves los comentarios según van llegando, así que puedes atajar un problema antes de que se convierta en una mala reseña.

Si añades fotos de trabajos a los perfiles de tu equipo, enseñas lo que hacéis justo al lado de las reseñas: quien mira ve las palabras y las imágenes juntas.

Sacar más partido a las reseñas

Prepara unas cuantas plantillas de respuesta para los casos de siempre (entusiasta, tibia, sobre un tratamiento concreto), así respondes rápido sin que todas las respuestas suenen igual. Busca patrones en lo que escribe la gente y úsalos. Por ejemplo, si todo el mundo comenta que siempre vas con retraso, revisa la agenda. Si este mes tres personas han dicho que la música estaba muy alta, bájala.

Pon tus mejores reseñas por delante en tu comunicación y en tus páginas de reserva. Lo que dice la clientela pesa más que lo que dices tú, y de eso se trata.

Conocer bien a tu clientela

Treatwell Connect guarda mucho más que los datos de contacto. Historial completo de reservas, preferencias de tratamiento, alergias, notas de fórmula y todo lo que quieras apuntar, del tipo «prefiere reservar por la mañana» o «no le va la charla». Es la diferencia entre una clienta que se siente reconocida y una que se siente la tercera reserva de la mañana.

Recoger el consentimiento del RGPD sigue siendo cosa tuya, y hay que mantenerlo al día. Ahora bien, una vez lo tienes, Treatwell Connect lo deja registrado en la ficha, así que ya no lo llevas en papel.

Puedes filtrar tu lista de clientes por quién ha dado el consentimiento, cuándo vino por última vez y cuántas reservas acumula. Ofertas de vuelta para quien lleva tiempo sin aparecer, con la tranquilidad de que todo el mundo a quien escribes ha dicho que sí al contacto.

Dirigirte a las personas adecuadas

En lugar de mandar cada oferta a toda tu lista, divídela según lo que sabes. Ofertas de vuelta para quien lleva un par de meses sin venir. Algo específico para tu clientela más fiel, que se lo ha ganado. Y dado que puedes filtrar por consentimiento, solo escribes a quien ha aceptado que le escribas.

Baja el ritmo de envíos. Hasta las mejores ofertas se ignoran si llegan todas las semanas y, en cualquier caso, Treatwell Connect no te deja escribir dos veces al mismo cliente en siete días. Un buen email marketing para salones depende tanto de a quién dejas fuera como de a quién incluyes.

Informes que se ganan el sueldo

Treatwell Connect te enseña los totales del día, cómo va cada persona del equipo y de dónde vienen tus reservas. Los informes captan tendencias difíciles de ver desde el sillón: los picos de temporada, los tratamientos que no acaban de arrancar y qué canales de marketing traen reservas de verdad y cuáles solo hacen ruido.

Los informes de SMS muestran qué recordatorios traen gente de vuelta y cuáles se ignoran. El seguimiento del origen separa a quien llegó por el marketplace de quien reservó desde tus botones «Reservar» en redes o en tu propia web, así que puedes poner el presupuesto donde funciona de verdad y no donde queda bien sobre el papel.

Lo más útil sigue siendo detectar los problemas pronto. Si hay franjas que están siempre vacías, es una señal para ajustar los turnos o lanzar una promoción. Si la tasa de cancelación de una persona del equipo está muy por encima de la del resto, mejor abordarlo antes de que se note en la caja.

Dónde te encuentra realmente tu clientela

Saber de dónde llega tu clientela (marketplace, botones «Reservar» en redes o tu web) te dice dónde invertir tiempo y dinero. Las reservas del marketplace te cuestan más en comisión, pero traen clientela nueva de verdad, que por su cuenta no te habría encontrado. Las reservas desde tu web y las visitas repetidas cuestan menos, pero piden otro trabajo de marketing para seguir entrando.

Revisa cada mes qué canales acaban convirtiéndose en reservas y mueve después el presupuesto hacia los que te funcionan.

Llenar los huecos con listas de espera

Cuando alguien quiere un día que ya está completo, puede apuntarse a tu lista de espera desde el widget de reservas en lugar de rendirse e irse a otro sitio. Verás un aviso en la agenda de ese día, y también puedes añadir gente directamente: elige la fecha, pon sus datos y anota el tratamiento o la persona del equipo que buscaban, si lo sabes.

Cuando se libera un hueco, tú decides qué pasa. Escribes de una vez a todo el mundo que espera para ese día, o mandas una invitación a una clienta concreta. El correo lleva un botón «Reservar» que abre tu widget con la fecha y el tratamiento ya puestos, así que entre el mensaje y la reserva no queda casi nada. También puedes reservarles la cita tú misma y avisarle de que está hecho.

Para las franjas que siempre tienen demanda, los pagos anticipados ayudan a frenar los no-shows de última hora.

Cubrir rápido una cancelación

No sale nada de forma automática, así que la rapidez depende de ti. Cógele el hábito de mirar la lista de espera en cuanto entra una cancelación: un hueco que habría sido tiempo muerto se convierte en una reserva. Vigila qué tratamientos y qué franjas se cancelan más, y plantéate reglas de pago anticipado más estrictas para las reservas que se caen una y otra vez. Una cosa que conviene recordar: quita a la persona de la lista en cuanto haya reservado, o volverás a escribirle la próxima vez.

Reservas desde Google y desde tu propia web

Treatwell Connect funciona con Reservar con Google, así que se puede reservar directamente desde la Búsqueda de Google o desde Maps sin pasar por tu web. El widget web, en cambio, permite reservar en tu propio sitio sin que a nadie lo manden a Treatwell. Los dos se sincronizan al instante con tu agenda, así que no duplicas citas.

Las reservas que entran por tu web son gratuitas. Con el marketplace funciona distinto: cuando una clienta nueva te encuentra allí, pagas comisión por esa primera reserva, pero el marketplace te sigue trayendo clientela que por su cuenta no te habría encontrado. Si alguien te encuentra en Google, se le redirige a tu página del marketplace, así que funciona igual. Los informes te enseñan qué funciona mejor para tu salón. Comparte el enlace del widget también en tus redes: más alcance, sin pasarte el día mirando los mensajes privados en busca de peticiones de cita.

Añadir el widget de reservas a tu web

Treatwell Connect te da un widget de reservas que puedes poner donde quieras. En la página de reservas de tu web, la portada, tus perfiles en redes. No hay nada que configurar más allá de colocarlo donde tu clientela lo encuentre.

Si prefieres que la gente mire sin salir de tu sitio, puedes integrar tu lista de precios directamente en la web. En cualquier caso, pruébalo con una reserva real para comprobar que la agenda se sincroniza, y vigila cuántas reservas entran de verdad por ahí.

Perfiles de equipo y porfolios

Cada persona del equipo puede mantener su propio perfil con especialidades, titulaciones y porfolio. La clientela quiere saber con quién reserva, sobre todo en todo lo que cambia mucho el aspecto, y quien tiene seguidores propios trae más reservas repetidas. Quien reserva una corrección de color por primera vez quiere saber que está en buenas manos: buen motivo para poner por delante los tratamientos más pedidos y las titulaciones.

Cuando tu equipo actualiza las fotos del porfolio, los cambios aparecen también en vuestras fichas públicas. Etiqueta cada foto con el tratamiento correcto para que la clientela encuentre justo el trabajo que busca, y renueva las imágenes con regularidad para que la página no se quede antigua.

Sacar más partido a tu porfolio

Las fotos nítidas, con luz y ángulos constantes, hacen aquí el trabajo pesado, y para cualquier imagen en la que aparezca una clienta necesitas su permiso. Los antes y después funcionan especialmente bien en todo lo que transforma, como las correcciones de color o las extensiones. Cambia las imágenes cada mes según lo que se esté pidiendo en ese momento, en lugar de reciclar el mismo porfolio desde 2019.

Un porfolio bien cuidado trae reservas, sobre todo en los tratamientos visuales como uñas, cejas y pelo, donde la clientela quiere ver que tu estilo encaja con el suyo antes de comprometerse.

La app de Treatwell Connect

La app de Treatwell Connect te mete la agenda en el bolsillo. Ves y gestionas cada reserva, añades a quien entra sin cita en el momento y respondes a las reseñas mientras aún tienes fresca a la persona. También están los informes de clientes y de ventas, así que puedes mirar cómo va la semana sin estar en el salón.

Además lleva el control del stock y te deja reponer cuando algo se está acabando, justo el tipo de tarea que si no se te recuerda en el peor momento posible. Actualizar tu lista de precios y las tarifas funciona mejor desde un iPad o una tablet que desde el móvil. Es una tarea que es mejor dejar para cuando tengas un momento tranquilo.

Lo que puede ver y hacer tu equipo depende de los permisos que des. Por lo general, cada persona tiene su propia agenda, avisos de sus reservas y un perfil público con un porfolio de sus mejores trabajos.

Qué partes de Treatwell Connect importan más según tu caso

Tanto si trabajas sola, como si llevas un equipo pequeño o gestionas varios centros, el trabajo pesado lo hacen partes distintas de Treatwell Connect. Si estás sola, lo que más se nota son los recordatorios de nueva reserva automáticos y un marketing sencillo que de otra forma no se haría. Los equipos pequeños ganan rápido con los mensajes automáticos y con tener los cobros en un mismo sitio. Los salones más grandes le sacan más partido a los informes detallados, a la programación compleja y a poder controlar qué ve y qué hace cada persona del equipo.

Prioridades para un salón pequeño

Si sois de una a tres personas, céntrate primero en lo básico: recordatorios automáticos y pagos anticipados bien configurados. Deja eso resuelto antes de meterte en nada más elaborado. Repasa una vez al mes los ajustes de recordatorios y las fichas de cliente, para que no se escape nada.

Si tienes un salón grande o varios centros

Los negocios más grandes le sacan más a los informes profundos y a la programación compleja, pero montarlo pide más cabeza. Sincroniza las agendas de todas las cabinas y puestos, comprueba que los informes se consolidan bien y asegúrate de que el equipo sabe quién accede a qué antes de que el salón crezca demasiado rápido.

¿Preparada para sacarle más partido a Treatwell Connect?

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