Si te estás preguntando “¿Qué es un recordatorio de cita?”, te respondemos: el recordatorio de cita es un mensaje de confirmación que sirve, como su propio nombre indica, para confirmar las citas y para garantizar que ambas partes (salón y cliente) conocen -de sobra- los detalles.
A continuación, te explicamos por qué los correos o SMS de confirmación son tan importantes para los salones y te ofrecemos ejemplos de frases para enviar una confirmación a tus clientes. ¡Aprende a escribir un (buen) recordatorio!
¿Por qué un recordatorio de cita?
Los correos electrónicos (o mensajes) de confirmación sirven para confirmar una cita y garantizar que -tanto el salón, como el cliente- conocen los detalles. El mensaje de confirmación, por tanto, ayuda a evitar confusiones a la hora de agendar una cita, demuestran profesionalidad y mejoran la comunicación entre tu salón y el cliente en cuestión.
Estas son las ventajas que tiene usar los recordatorios de citas:
- Reducen las anulaciones: cuando un cliente reserva una cita, no es raro que la olvide o que decida cancelarla. Un e-mail o SMS recordatorio de confirmación puede ayudar a mitigar este problema, ya que el cliente recibe un recordatorio y puede a) recordar su cita y b) revisar los detalles.
- Mejoran la comunicación: enviar un recordatorio para la confirmación de las citas garantiza que toda la información relevante, como la hora y el lugar, esté en el mismo lugar para el cliente y sea fácilmente accesible. De este modo, tanto el salón como el cliente tendrán a mano la información.
- Mayor profesionalidad: disponer de un sistema recordatorio de citas demuestra que un salón es profesional y organizado. Los clientes lo aprecian (muchísimo) y se sentirán más motivados a repetir contigo.
- Menos pérdidas de tiempo: los correos o mensajes de confirmación evitan pérdidas de tiempo. Por ejemplo, si un cliente se ha equivocado de hora o de lugar, puede resolverlo fácilmente consultando su recordatorio de cita. ¡Chan!
8 datos que no pueden faltar en tus recordatorios de cita
Si estás pensando cómo puedes redactar un correo o SMS para recordar algo a tus clientes (concretamente, una cita), a continuación vemos la información que no puede faltar en tus recordatorios. ¿Lo más importante? Que sea breve y directo. Vamos allá:
- Datos del cliente
- Fecha y hora de la cita
- Ubicación completa
- El tratamiento
- Duración aproximada
- Política de cancelación
- Mensaje de agradecimiento
- Datos de contacto de tu negocio
#1. Incluye siempre los datos del cliente en tus recordatorios
En el correo o mensaje de confirmación, es importante incluir el nombre y los datos de contacto del cliente, para que sepas quién ha concertado la cita. También es útil incluir una referencia a la cita original, para que el cliente pueda estar seguro de qué cita le estás confirmando.
#2. Hay que recordar la fecha y la hora de la cita
Indicar la fecha y la hora exacta de la cita es esencial para que el cliente sepa 100% cuándo se le espera. Es importante tener clara la hora y cualquier diferencia horaria con la ubicación del cliente.
#3. El mensaje recordatorio siempre incluye la ubicación completa
La ubicación del salón debe incluirse en el recordatorio de cita, junto con la dirección correcta y, a poder ser, un mapa o indicaciones para llegar. ¿Un consejo? Crea un código QR para incluir en tus comunicaciones. Esto ayuda al cliente a encontrar la dirección correcta y saber hacia dónde tiene que dirigirse.
#4. (Si es necesario) Describe el tratamiento en la confirmación
Hay tratamientos que requieren consideraciones previas (ej: exfoliarse antes de un spray tan). En esos casos, intenta siempre incluir una descripción clara del tratamiento en tus recordatorios para que el cliente sepa -exactamente- qué esperar en su cita. Esto puede ayudar a evitar decepciones o confusiones.
#5. ¿Cuánto durará el tratamiento? Recuérdaselo.
Sí, también es importante que indiques aproximadamente cuánto durará el tratamiento para que el cliente no haga planes antes de tiempo. Esto puede ayudar a que los horarios del resto del día se desarrollen sin problemas.
#6. No olvides mencionar la Política de Cancelación en tus mensajes
Es aconsejable incluir la política de cancelación que tengáis en tu salón en el correo o mensaje de confirmación. Así, el cliente sabrá cuáles son las expectativas y cómo cancelar en caso de que sea necesario.
#7. Incluye un mensaje de agradecimiento
Hay que dar las “¡gracias!”. Es tan simple como eso. Incluir un mensaje de agradecimiento por reservar una cita es (súper) importante: transmite cercanía por tu parte y profesionalidad. Además, servirá para crear una impresión positiva en el cliente ¡e igual te ayuda a conseguir más reseñas!
#8. Tus datos de contacto, siempre en el recordatorio de cita
Es aconsejable que el cliente pueda ponerse en contacto con el salón en caso de que surjan dudas o problemas. Evitará confusiones y pérdidas de tiempo y mejorará la comunicación que tienes con tus clientes. Tip: inclúyelo todo, desde el teléfono, el e-mail y un link a tu cuenta profesional en Instagram. Nunca subestimes el poder de la información.
SMS o correo de confirmación: ejemplos para recordar tus citas
Vamos a lo (más) importante. ¿Vas a escribir un correo de confirmación y necesitas un ejemplo? ¿Prefieres el formato SMS para recordar tus citas por Whatsapp? Estás donde tienes que estar. Tenemos las mejores frases de confirmación para recordatorios, tanto para e-mails como para mensajes de texto. Tú, simplemente, ¡copia y pega estas plantillas! Y, por supuesto, adáptalas según el mejor tono para tu marca personal.
#1. ¿Cómo escribir un recordatorio de cita? 10 frases para recordatorios por SMS
💙 “Reminder: [NOMBRE DEL SALÓN/ESTILISTA] te espera a las [HORA] el día [FECHA]. Si necesitas reprogramar tu cita, no dudes en llamarnos al [TELÉFONO] 🙏. ¡Mil gracias!”
💙 Hola, [NOMBRE DEL CLIENTE]. [NOMBRE DEL SALÓN] te recuerda tu cita del [FECHA] a las [HORA] para [TRATAMIENTO]. Si necesitas cambiar la cita, recuerda que puedes hacerlo hasta 48 h antes llamando al [TELÉFONO]. ¡Te esperamos!
💙 Este es un recordatorio de [Nombre del estilista/nombre del salón] sobre tu cita del [FECHA] a las [HORA]. Si necesitas hacer cambios en tu reserva, 🙏 ponte en contacto con nuestro equipo llamando al [TELÉFONO]. *Recuerda que los “no-shows” serán penalizados con XXX. ¡Gracias!
💙[NOMBRE DEL CLIENTE], tenemos una cita. [NOMBRE DEL SALÓN/ESTILISTA] te espera el [FECHA] a las [HORA] para tu [TRATAMIENTO]. ¿Quieres mover tu cita? Llámanos al [TELÉFONO], tienes hasta el [FECHA TOPE PARA CANCELAR]. ¡Un abrazo!
💙 ¡Hola preciosa! [NOMBRE DEL SALÓN/ESTILISTA] te recuerda que tu sesión de [TRATAMIENTO] tendrá lugar el [FECHA] a las [HORA]. ¡Sería genial si pudieras llegar 5 minutos antes 🙏! Si surge cualquier cosa y quieres reprogramar, llámanos al [TELÉFONO].
Y más plantillas con frases para tus recordatorios…
💙 [NOMBRE DEL CLIENTE], ¡hemos quedado! Tu [TRATAMIENTO] tendrá lugar el [FECHA] a las [HORA]. ¿Cambio de planes? Llama al [TELÉFONO], tienes hasta el [FECHA TOPE PARA CANCELAR]. ¡Nos vemos (muy) pronto!
💙 “Recordatorio: quedan [DÍAS PARA LA CITA] días para tu [TRATAMIENTO]. ¡[NOMBRE DEL SALÓN/ESTILISTA] te espera a las [HORA] el día [FECHA]! Si necesitas reprogramar, llámanos al [TELÉFONO] 🙏. ¡Gracias!”
💙 [NOMBRE DEL CLIENTE], del 1 al 10, ¿cuánto te apetece tu [TRATAMIENTO]? Te esperamos en [NOMBRE DEL SALÓN] el próximo [FECHA] a las [HORA]. ¿Cambio de planes? [TELÉFONO], tienes hasta el [FECHA TOPE PARA CANCELAR]. ¡Te esperamos!
💙 ¡👋 [NOMBRE DEL CLIENTE]! Tienes una cita en [NOMBRE DEL SALÓN] el próximo [FECHA] a las [HORA]. Si no puedes atender, tienes hasta [¿48H?] antes para cancelar llamando al [TELÉFONO]. Pd:¡Qué ganas de verte!
💙 Esto es un recordatorio (personal e intransferible) para [NOMBRE DEL CLIENTE] 🥰. [NOMBRE DEL SALÓN] te espera el día [FECHA] a las [HORA]. Si necesitas cambiar tu cita, puedes llamarnos al [TELÉFONO] 🙏. ¡Te esperamos!
#2. Correo recordatorio: ejemplos para tu peluquería, barbería o estética
A) Ejemplo de e-Mail de confirmación para una nueva cita:
Hola, [NOMBRE DEL CLIENTE] 👋
¡Gracias por reservar tu [TRATAMIENTO] con nosotros! [NOMBRE DEL SALÓN] te estará esperando el próximo [FECHA] a las [HORA]. Estos son los detalles de tu cita:
Ubicación: [Dirección del salón].
Tratamiento: [Descripción, si necesita alguna preparación especial, qué esperar].
Duración: [Duración del tratamiento].
¡Ah! Como sabemos que podría surgir cualquier cosa hasta entonces (a todos nos pasa), aquí tienes nuestra política de cancelación. Si no puedes asistir, por favor llámanos al [TELÉFONO] 🙏.
Pd: Tenemos muchas ganas de verte/conocerte.
Saludos,
Tu equipo de [NOMBRE DEL SALÓN]
B) Ejemplo de e-Mail recordatorio de confirmación para una cita ya concertada:
Hola, [NOMBRE DEL CLIENTE] 👋
Recuerda que [NOMBRE DEL SALÓN] te estará esperando el próximo [FECHA] a las [HORA]. Aquí tienes otros detalles de tu cita:
Ubicación: [Dirección del salón].
Tratamiento: [Descripción del tratamiento, si necesita alguna preparación especial, qué esperar de él]
Duración: [Duración del tratamiento].
¡Ah! Y, como sabemos que podría surgir cualquier cosa hasta entonces (a todos nos pasa), aquí tienes nuestra política de cancelación. Si no puedes asistir, llámanos al [TELÉFONO] 🙏.
Pd: Tenemos muchas ganas de verte/conocerte.
Saludos,
Tu equipo de [NOMBRE DEL SALÓN]
Tus recordatorios de cita, siempre a mano con Treatwell Pro
Con Treatwell Pro, podrás enviar SMS recordatorios automáticos, ilimitados ¡y gratuitos! Saluda al proceso automático para la solicitud -y el recordatorio- de la(s) cita(s). Además, encontrarás un montón de plantillas con mensajes listos para enviar a tus clientes, tanto para SMS como para e-mail. Y, como tendrás acceso 24/7 (desde tu móvil, tablet o PC), siempre llevarás a mano el texto adecuado, para el momento adecuado.
¿Hemos dicho ya que (también) enviamos notificaciones “push” a tus clientes? Di “adiós” a las ausencias y olvídate de los “no-shows” con tu software de confianza y déjanos a nosotros la gestión de tu salón.
FAQs
¿Cómo reducir las anulaciones de citas en el salón?
Puedes reducir las anulaciones de citas enviando recordatorios automáticos por correo o SMS. Esto ayuda a que la clientela no olvide sus reservas y tenga los detalles siempre a mano, lo que minimiza las cancelaciones de último minuto y te permite gestionar mejor tu agenda.
¿Qué información es imprescindible incluir en un recordatorio de cita?
Debes incluir los datos del cliente, fecha y hora de la cita, ubicación completa, tratamiento, duración aproximada, política de cancelación, mensaje de agradecimiento y datos de contacto. Así, garantizas profesionalidad, evitas confusiones y facilitas el contacto rápido para cambios o dudas.
¿Cómo aprovechar los mensajes de confirmación para mejorar la imagen del salón?
Puedes mejorar la imagen del negocio con mensajes de confirmación claros y profesionales que refuercen la organización de tu salón. Al enviar mensajes personalizados y cercanos, transmites confianza y motivas a la clientela a fidelizarse y repetir sus experiencias contigo.
¿Qué canales usar para enviar recordatorios de citas de manera eficiente?
Utiliza tanto el correo electrónico como el SMS para llegar a tu clientela con eficacia. Con un sistema que automatice los envíos y permita personalizar los mensajes, gestionas mejor las citas y optimizas el tiempo de tu equipo.
¿Por qué incluir la política de cancelación en los recordatorios de cita?
Incluye la política de cancelación para que la clientela tenga claras las expectativas y los plazos. Esto reduce malentendidos y facilita la reprogramación, protegiendo la rentabilidad del salón y evitando huecos inesperados en la agenda.
