Si te estás preguntando «¿Qué es un recordatorio de cita?», te respondemos: el recordatorio de cita es un mensaje de confirmación que sirve, como su propio nombre indica, para confirmar las citas y para garantizar que ambas partes (salón y cliente) conocen -de sobra- los detalles.
A continuación, te explicamos por qué los correos o SMS de confirmación son tan importantes para los salones y te ofrecemos ejemplos de frases para enviar una confirmación a tus clientes. ¡Aprende a escribir un (buen) recordatorio!
¿Por qué un recordatorio de cita?
Los correos electrónicos (o mensajes) de confirmación sirven para confirmar una cita y garantizar que -tanto el salón, como el cliente- conocen los detalles. El mensaje de confirmación, por tanto, ayuda a evitar confusiones a la hora de agendar una cita, demuestran profesionalidad y mejoran la comunicación entre tu salón y el cliente en cuestión.
Estas son las ventajas que tiene usar los recordatorios de citas:
- Reducen las anulaciones: cuando un cliente reserva una cita, no es raro que la olvide o que decida cancelarla. Un e-mail o SMS recordatorio de confirmación puede ayudar a mitigar este problema, ya que el cliente recibe un recordatorio y puede a) recordar su cita y b) revisar los detalles.
- Mejoran la comunicación: enviar un recordatorio para la confirmación de las citas garantiza que toda la información relevante, como la hora y el lugar, esté en el mismo lugar para el cliente y sea fácilmente accesible. De este modo, tanto el salón como el cliente tendrán a mano la información.
- Mayor profesionalidad: disponer de un sistema recordatorio de citas demuestra que un salón es profesional y organizado. Los clientes lo aprecian (muchísimo) y se sentirán más motivados a repetir contigo.
- Menos pérdidas de tiempo: los correos o mensajes de confirmación evitan pérdidas de tiempo. Por ejemplo, si un cliente se ha equivocado de hora o de lugar, puede resolverlo fácilmente consultando su recordatorio de cita. ¡Chan!
8 datos que no pueden faltar en tus recordatorios de cita
Si estás pensando cómo puedes redactar un correo o SMS para recordar algo a tus clientes (concretamente, una cita), a continuación vemos la información que no puede faltar en tus recordatorios. ¿Lo más importante? Que sea breve y directo. Vamos allá:
- Datos del cliente
- Fecha y hora de la cita
- Ubicación completa
- El tratamiento
- Duración aproximada
- Política de cancelación
- Mensaje de agradecimiento
- Datos de contacto de tu negocio
#1. Incluye siempre los datos del cliente en tus recordatorios
En el correo o mensaje de confirmación, es importante incluir el nombre y los datos de contacto del cliente, para que sepas quién ha concertado la cita. También es útil incluir una referencia a la cita original, para que el cliente pueda estar seguro de qué cita le estás confirmando.
#2. Hay que recordar la fecha y la hora de la cita
Indicar la fecha y la hora exacta de la cita es esencial para que el cliente sepa 100% cuándo se le espera. Es importante tener clara la hora y cualquier diferencia horaria con la ubicación del cliente.
#3. El mensaje recordatorio siempre incluye la ubicación completa
La ubicación del salón debe incluirse en el recordatorio de cita, junto con la dirección correcta y, a poder ser, un mapa o indicaciones para llegar. ¿Un consejo? Crea un código QR para incluir en tus comunicaciones. Esto ayuda al cliente a encontrar la dirección correcta y saber hacia dónde tiene que dirigirse.
#4. (Si es necesario) Describe el tratamiento en la confirmación
Hay tratamientos que requieren consideraciones previas (ej: exfoliarse antes de un spray tan). En esos casos, intenta siempre incluir una descripción clara del tratamiento en tus recordatorios para que el cliente sepa -exactamente- qué esperar en su cita. Esto puede ayudar a evitar decepciones o confusiones.
#5. ¿Cuánto durará el tratamiento? Recuérdaselo.
Sí, también es importante que indiques aproximadamente cuánto durará el tratamiento para que el cliente no haga planes antes de tiempo. Esto puede ayudar a que los horarios del resto del día se desarrollen sin problemas.
#6. No olvides mencionar la Política de Cancelación en tus mensajes
Es aconsejable incluir la política de cancelación que tengáis en tu salón en el correo o mensaje de confirmación. Así, el cliente sabrá cuáles son las expectativas y cómo cancelar en caso de que sea necesario.
#7. Incluye un mensaje de agradecimiento
Hay que dar las «¡gracias!». Es tan simple como eso. Incluir un mensaje de agradecimiento por reservar una cita es (súper) importante: transmite cercanía por tu parte y profesionalidad. Además, servirá para crear una impresión positiva en el cliente ¡e igual te ayuda a conseguir más reseñas!
#8. Tus datos de contacto, siempre en el recordatorio de cita
Es aconsejable que el cliente pueda ponerse en contacto con el salón en caso de que surjan dudas o problemas. Evitará confusiones y pérdidas de tiempo y mejorará la comunicación que tienes con tus clientes. Tip: inclúyelo todo, desde el teléfono, el e-mail y un link a tu cuenta profesional en Instagram. Nunca subestimes el poder de la información.
SMS o correo de confirmación: ejemplos para recordar tus citas
Vamos a lo (más) importante. ¿Vas a escribir un correo de confirmación y necesitas un ejemplo? ¿Prefieres el formato SMS para recordar tus citas por Whatsapp? Estás donde tienes que estar. Tenemos las mejores frases de confirmación para recordatorios, tanto para e-mails como para mensajes de texto. Tú, simplemente, ¡copia y pega estas plantillas! Y, por supuesto, adáptalas según el mejor tono para tu marca personal.
#1. ¿Cómo escribir un recordatorio de cita? 10 frases para recordatorios por SMS
💙 «Reminder: [NOMBRE DEL SALÓN/ESTILISTA] te espera a las [HORA] el día [FECHA]. Si necesitas reprogramar tu cita, no dudes en llamarnos al [TELÉFONO] 🙏. ¡Mil gracias!»
💙 Hola, [NOMBRE DEL CLIENTE]. [NOMBRE DEL SALÓN] te recuerda tu cita del [FECHA] a las [HORA] para [TRATAMIENTO]. Si necesitas cambiar la cita, recuerda que puedes hacerlo hasta 48 h antes llamando al [TELÉFONO]. ¡Te esperamos!
💙 Este es un recordatorio de [Nombre del estilista/nombre del salón] sobre tu cita del [FECHA] a las [HORA]. Si necesitas hacer cambios en tu reserva, 🙏 ponte en contacto con nuestro equipo llamando al [TELÉFONO]. *Recuerda que los «no-shows» serán penalizados con XXX. ¡Gracias!
💙[NOMBRE DEL CLIENTE], tenemos una cita. [NOMBRE DEL SALÓN/ESTILISTA] te espera el [FECHA] a las [HORA] para tu [TRATAMIENTO]. ¿Quieres mover tu cita? Llámanos al [TELÉFONO], tienes hasta el [FECHA TOPE PARA CANCELAR]. ¡Un abrazo!
💙 ¡Hola preciosa! [NOMBRE DEL SALÓN/ESTILISTA] te recuerda que tu sesión de [TRATAMIENTO] tendrá lugar el [FECHA] a las [HORA]. ¡Sería genial si pudieras llegar 5 minutos antes 🙏! Si surge cualquier cosa y quieres reprogramar, llámanos al [TELÉFONO].
Y más plantillas con frases para tus recordatorios…
💙 [NOMBRE DEL CLIENTE], ¡hemos quedado! Tu [TRATAMIENTO] tendrá lugar el [FECHA] a las [HORA]. ¿Cambio de planes? Llama al [TELÉFONO], tienes hasta el [FECHA TOPE PARA CANCELAR]. ¡Nos vemos (muy) pronto!
💙 «Recordatorio: quedan [DÍAS PARA LA CITA] días para tu [TRATAMIENTO]. ¡[NOMBRE DEL SALÓN/ESTILISTA] te espera a las [HORA] el día [FECHA]! Si necesitas reprogramar, llámanos al [TELÉFONO] 🙏. ¡Gracias!»
💙 [NOMBRE DEL CLIENTE], del 1 al 10, ¿cuánto te apetece tu [TRATAMIENTO]? Te esperamos en [NOMBRE DEL SALÓN] el próximo [FECHA] a las [HORA]. ¿Cambio de planes? [TELÉFONO], tienes hasta el [FECHA TOPE PARA CANCELAR]. ¡Te esperamos!
💙 ¡👋 [NOMBRE DEL CLIENTE]! Tienes una cita en [NOMBRE DEL SALÓN] el próximo [FECHA] a las [HORA]. Si no puedes atender, tienes hasta [¿48H?] antes para cancelar llamando al [TELÉFONO]. Pd:¡Qué ganas de verte!
💙 Esto es un recordatorio (personal e intransferible) para [NOMBRE DEL CLIENTE] 🥰. [NOMBRE DEL SALÓN] te espera el día [FECHA] a las [HORA]. Si necesitas cambiar tu cita, puedes llamarnos al [TELÉFONO] 🙏. ¡Te esperamos!
#2. Correo recordatorio: ejemplos para tu peluquería, barbería o estética
A) Ejemplo de e-Mail de confirmación para una nueva cita:
Hola, [NOMBRE DEL CLIENTE] 👋
¡Gracias por reservar tu [TRATAMIENTO] con nosotros! [NOMBRE DEL SALÓN] te estará esperando el próximo [FECHA] a las [HORA]. Estos son los detalles de tu cita:
Ubicación: [Dirección del salón].
Tratamiento: [Descripción, si necesita alguna preparación especial, qué esperar].
Duración: [Duración del tratamiento].
¡Ah! Como sabemos que podría surgir cualquier cosa hasta entonces (a todos nos pasa), aquí tienes nuestra política de cancelación. Si no puedes asistir, por favor llámanos al [TELÉFONO] 🙏.
Pd: Tenemos muchas ganas de verte/conocerte.
Saludos,
Tu equipo de [NOMBRE DEL SALÓN]
B) Ejemplo de e-Mail recordatorio de confirmación para una cita ya concertada:
Hola, [NOMBRE DEL CLIENTE] 👋
Recuerda que [NOMBRE DEL SALÓN] te estará esperando el próximo [FECHA] a las [HORA]. Aquí tienes otros detalles de tu cita:
Ubicación: [Dirección del salón].
Tratamiento: [Descripción del tratamiento, si necesita alguna preparación especial, qué esperar de él]
Duración: [Duración del tratamiento].
¡Ah! Y, como sabemos que podría surgir cualquier cosa hasta entonces (a todos nos pasa), aquí tienes nuestra política de cancelación. Si no puedes asistir, llámanos al [TELÉFONO] 🙏.
Pd: Tenemos muchas ganas de verte/conocerte.
Saludos,
Tu equipo de [NOMBRE DEL SALÓN]
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